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Application "web" sécurisée

Ce qui nous distingue de nos concurrents, c'est la capacité d'Advocatis d'être accessible de partout, dès qu'une connection internet est disponible pour l'utilisateur. Contrairement à l'architecture "offline", notre architecture est nativement orientée web.

Comment est-elle sécurisée ?

  • l'utilisation du protocole SSL garantit la confidentialité de toutes les informations transitant sur internet ;
  • la page d'accès au formulaire d'identification est sécurisée via mot de passe ;
  • l'accès à l'application elle-même est sécurisée via un nom d'utilisateur/mot de passe ;
  • il est possible de limiter les adresses ayant accès à l'application, si votre société dispose d'une adresse internet fixe ;
  • il est également possible d'utiliser les fonctionnalités de la carte d'identité électronique pour l'accès à l'application ;

Avantages de cette solution

  • vous profitez d'une infrastructure réellement adaptée à ce genre d'application (disponibilité, sécurité)
  • aucune installation n'est nécessaire sur le poste de l'utilisateur
  • l'application est accessible de partout
  • l'application est multi-utilisateurs
  • les données sont sauvegardées automatiquement

Compatible Internet Explorer, Firefox, Chrome et Safari, sur Windows, Linux et MacOS !

  • Advocatis est une application 100% web, ne nécessitant donc qu'un navigateur internet
  • de ce fait, Advocatis peut-être utilisé sur n'importe quel ordinateur : Windows, Linux ou MacOS
  • en ce qui concerne les navigateurs internet, Advocatis a été testé sur Internet Explorer, Firefox, Chrome et Safari

Utilisation de standards

  • l'application est basée sur les standards PHP/MySql, ce qui vous garantit de pouvoir changer d'hébergeur sans aucune difficulté
  • ckEditor est utilisé comme traitement de texte au sein de l'application : cet outil est largement répandu, et profite d'un suivi constant de la part de ses créateurs
  • les documents sont créés au format universel PDF : modifiables par vous-même, pas par les destinataires de ces documents !

Vos documents créés, reçus et scannés

Tous les documents gérés par le cabinet d'avocats (créés par le cabinet - reçus au format papier et ensuite scannés - reçus par e-mail) peuvent être intégrés dans la base documentaire d'Advocatis, et ainsi être partagés par tous les utilisateurs de l'application.

Base de données centralisée

Advocatis dispose d'un signalétique de clients, de parties adverses, d'avocats, de notaires, de greffes et d'intervenants divers, qui peuvent être réutilisés dans n'importe quel dossier, vous assurant ainsi une gestion centralisée des coordonnées de vos correspondants.

Gestion multi-utilisateurs

Advocatis propose différentes fonctions pour la gestion multi-utilisateurs des dossiers :

  • un dossier possède un avocat attitré, plus un ou plusieurs gestionnaire(s) qui peux(vent) agir sur le dossier en cas d'absence de l'avocat attitré ;
  • seul l'avocat peut voir/créer/modifier ses propres extraits de compte ; si des extraits de compte sont liés à un dossier, le(s) gestionnaire(s) définis dans ce dossier ont accès aux écritures permettant de générer la note d'honoraires et la fiche client du dossier ;
  • seul un avocat à accès au signalétique des frais et types d'honoraires, aux codes de dépenses et aux types de débours ;
  • seul l'avocat peut générer son propre livre journal.

Hébergement

L'application Advocatis est hébergée sur un serveur de la société suisse "Infomaniak Network S.A.". Chacun de nos clients dispose d'un hébergement propre, avec 60Gb de données.

Sauvegardes automatiques

  • la base de données est sauvegardée automatiquement une fois par jour ;
  • tous les documents créés peuvent être sauvegardés automatiquement sur un système de backup externe.
   
Ce produit a été développé par
Polyvalence
II SPRL
rue Edouard Léonard 17b
6238 Luttre (Belgique)
www.polyvalence.be
  •  19-06-2016  -  Version 4.4 : 
    Cette nouvelle version dispose des fonctionnalités suivantes :
    - gestion des processus entre avocats (désigner un avocat du cabinet comme "relecteur" d'un document, et suivre l'évolution de la tâche attribuée)
    - distribution des e-mails au sein du cabinet, vérification de la lecture des e-mails importants par les autres collaborateurs
    - visualisation globale ou par utilisateur de l'échéancier du cabinet
    - gestion avancée du taux horaire de chaque avocat du cabinet, enregistrement des timesheets
    - rapport détaillé du "à facturer"/"facturé" pour chaque dossier

  •  18-04-2015  -  Intégration complète de vos e-mails : 
    A partir de la version 4.1.0, la gestion de vos e-mails (et de leurs pièces jointes) est totalement intégrée dans Advocatis

  •  15-03-2015  -  2 nouvelles fonctionnalités : 
    - chronomètre
    - glisser/déposer un document de son ordinateur vers un dossier Advocatis

  •  04-03-2015  -  Nouveau design : 
    Advocatis a subi un lifting en profondeur ! Couleurs, disposition des éléments, plus de clarté dans le design. Et pour les anciens clients, peu de changements : le contenu des écrans est à 99% identique.

  •  05-03-2014  -  Gestion de la TVA : 
    Advocatis est compatible avec la nouvelle réglementation TVA :
    • création de factures ou d'états de frais, débours et honoraires, en fonction du type de dossier (exonéré ou non)
    • statut de l'avocat : assujetti, non-assujetti, assujetti mixte
    • dossier BAJ : soumis à une TVA de 0%
    • création des facturiers de sortie, d'entrée, des différents rapports
    • aide à l'établissement de la déclaration TVA
    • modification de l'importation automatique des extraits de compte afin de les associer aux sorties et entrées

  •  07-10-2013  -  Générer des documents Word avec Advocatis : 
    Nouveau à partir de la version 2.1.0 : vous pouvez fusionner des données d'Advocatis avec un document-type au format Word pour créer des documents Word modifiables sur votre ordinateur.

  •  25-09-2013  -  Nouvelle tarification : 
    Advocatis dispose maintenant d'une grille tarifaire adaptée à toutes les situations :
    • logiciel complet
    • achat par module ("courriers et documents", "prestations et comptabilité", "règlement collectif de dettes" et "administration provisoire de biens")
    • abonnement par module ("courriers et documents", "prestations et comptabilité", "règlement collectif de dettes" et "administration provisoire de biens")

  •  01-05-2013  -  Nouveautés de la version 2.0.4 : 
    • importation automatique des extraits de compte de l'avocat
    • améliorations au niveau des calculs dans les dossiers RCD
    • impression des frais de l'avocat
    • impression des frais de l'administré dans les dossiers APB
    • calcul d’intérêts : taux légal ou taux conventionnel
    • nombreuses améliorations ergonomiques

  •  17-12-2012  -  Nouveautés de la version 2.0.0 : 
    • La nouvelle version 2.0.0 permet l'utilisation de Dragon NaturallySpeaking, de façon transparente : vous dictez votre texte directement dans un courrier ou un document. A ce propos, il est maintenant possible de créer des documents, distincts des courriers, sur base de corps de texte avec variables.
    • Un correcteur orthographique multi-langues est également intégré dans l'éditeur des corps de texte (courriers et documents).
    • Un nouveau module de calcul d'intérêts a fait son apparition : le résultat du calcul peut ensuite être intégré dans un document. Les taux d'intérêts légaux depuis 1970 sont fournis avec cette nouvelle version du logiciel.
    • La partie "RCD" du logiciel a également été améliorée : de nouveaux champs sont présents, ainsi que la génération de la liste des créanciers auxquels il faut rappeler l'envoi de la déclaration de créances.

  •  25-10-2012  -  Nouveautés de la version 1.6.2 : 
    Cette version intermédiaire arrive avec deux fonctionnalités très intéressantes :
    - les lettres circulaires
    - la prise de notes lors de rendez-vous, au téléphone, ... Ces notes sont sauvegardées dans le dossier et permettent de constituer un historique des échanges avec le client, la partie adverse, ...

    Nous travaillons actuellement sur l'importation automatique des extraits de compte de l'avocat, afin de faciliter la rédaction du livre-journal. Une autre fonction à l'étude est la possibilité de rédiger des documents génériques, avec utilisation de variables (à l'image de ce qui existe dans la création des courriers).