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Gestion des dossiers


Advocatis est une base de données dans laquelle il est possible de sauvegarder tous les éléments qui constituent un dossier typique d'un cabinet d'avocats :

  • les coordonnées du client, des parties adverses, des intervenants divers (notaires, huissiers, greffes, ...),
  • les courriers échangés entre toutes ces parties,
  • les extraits de comptes des avocats,
  • l'agenda du bureau

Advocatis propose différents écrans reprenant les dossiers créés, triés par numéro de dossier, par date de création, par ordre alphabétique des clients, ou selon l'état archivé/non-archivé du dossier.

Une page détaillée reprend le contenu de chaque dossier, avec la possibilité (en fonction des rôles définis pour chaque intervenant du cabinet d'avocats) d'agir directement sur tous les éléments du dossier : modification générale, agenda, prestations, documents, ...

Vous êtes spécialisé en droit des assurances et de la circulation routière ? Advocatis est le logiciel adapté à vos besoins, grâce à une gestion spécifique des assureurs, des courtiers, et des contrats d'assurance.

 

 

   

Création de courriers liés au dossier


A partir des données sauvegardées, il est possible de créer des courriers à destination de tous les intervenants existants dans la base de données, sans qu'il soit nécessaire de réencoder les adresses des destinataires. Ces courriers peuvent être envoyés directement par e-mail, sauvegardés dans la base de données, imprimés, modifiés, ...

Il est possible de créer des courriers-type réutilisables (demande de provision, ...).

Tous les courriers sont créés au format PDF: le destinataire pourra lire le document, peu importe son système d'exploitation informatique.

Un système de relecture par l'avocat des courriers créés par la(le) secrétaire, peut être mis en place.

 

 

   

Création de documents


A partir des données sauvegardées, il est possible de créer des documents sur base de documents-type. Le format de sortie de ces documents est le PDF ou le DOCX (MS Word) : dans ce dernier cas, le document MS Word est retravaillé sur le poste de l'utilisateur et n'est pas directement sauvegardé dans Advocatis.

Ces documents peuvent être envoyés par e-mail, sauvegardés dans la base de données, imprimés, modifiés, ...

Il est possible de créer des documents-type réutilisables (conclusions, ...).

 

   

Echéancier - agenda


Advocatis est livré avec un échéancier intelligent : à partir du dossier, une action pré-enregistrée peut être sélectionnée. Cette action calcule automatiquement la date à laquelle le gestionnaire doit reprendre en main son dossier pour finaliser l'action entamée.

L'échéancier est multi-utilisateurs et visualise les tâches à réaliser par membre du cabinet et par dossier.

 

   

Importation des e-mails


Vos e-mails peuvent être importés dans Advocatis et classés dans le dossier concerné. Les pièces jointes peuvent être extraites de l'e-mail : elles sont ainsi réutilisables pour un envoi ultérieur.

Plus de crainte de rater un e-mail important : vous avez la possibilité d'indiquer à Advocatis si l'e-mail a été lu.

 

   

Gestion des prestations


Advocatis créé automatiquement la note d'honoraires (incluant les frais, débours et provisions), sur base des courriers créés, des extraits de compte encodés, et de diverses prestations pré-encodées. Il est également possible d'enregistrer des timesheets pour chaque avocat du cabinet et de calculer les prestations à facturer sur base d'un taux horaire (qui peut être variable d'un dossier à l'autre).

Les extraits de compte de la plupart des banques belges peuvent être automatiquement intégrés dans Advocatis. Vos dossiers sont ainsi à jour (frais engagés, provisions reçues, ...).

Un écran spécifique donne la liste des dossiers pour lesquels une provision devrait être demandée au client.

Des écrans de configuration permettent d'encoder des tarifs par page, par kilomètre, par heure, ou par prestation spécifique.

Différents rapports peuvent être générés :

  • état de frais, débours et honoraires
  • fiche client
  • frais professionnels
  • livre-journal
  • extraits de compte par dossier

 

   

Comptabilité


Advocatis crée des factures de sortie ou des états de frais, débours et honoraires, en tenant compte du type de dossier et de l'assujettissement à la TVA de l'avocat et/ou du client.

Les factures d'entrée sont également gérées.

Les demandes de provisions peuvent être créées sur base d'un courrier, ou par une simple entrée. Elles sont suivies dans des écrans spécifiques qui indiquent les provisions non-payées, celles à convertir en honoraires, et celles qui nécessitent la création d'une facture de sortie.

Tous ces documents s'intègrent parfaitement dans l'outil, au travers de la gestion des prestations et des extraits de compte.

Différents rapports comptables peuvent être générés :

  • facturiers d'entrée et de sortie
  • statut des montants "à facturer" et "déjà facturés" par dossier et par type de dossier
  • liste annuelle des clients assujettis
  • liste des états de frais, débours et honoraires, basés sur la date de création du document ou sur la date de paiement
  • liste des rémunérations de l'administrateur, basées sur la date de création du document ou sur la date de paiement
  • livre-journal

Advocatis génère les écritures comptables pour équilibrer les comptes tiers en fin d'année.

 

   

Règlement collectif de dettes


Advocatis possède un module spécifique dédié aux règlements collectifs de dettes : gestion des créances et des créanciers, création des tableaux de budgets, de charges et de ressources, répartition entre les créanciers, rédaction automatisée du plan amiable.

Ce module est évidemment intégré aux autres modules d'Advocatis : création automatisée de courriers, enregistrement de prestations, ajout d'événements dans l'agenda.

Avec ce module, il est très facile d'adapter certaines données et de créer de nouvelles versions des différents tableaux et du plan amiable.

 

   

Administration provisoire de biens


Advocatis possède un module spécifique dédié à l'administration provisoire de biens : gestion des administrés et de leurs comptes bancaires, rédaction automatisée de rapports.

Les extraits de compte de la plupart des banques belges peuvent être automatiquement intégrés dans Advocatis. Vos dossiers sont ainsi à jour pour calculer le forfait légal et générer le rapport de l'administrateur.

Ce module est évidemment intégré aux autres modules d'Advocatis : création automatisée de courriers, enregistrement de prestations, ajout d'événements dans l'agenda.

 

   

Gestion des comptes bancaires


Advocatis vous propose un système sécurisé et fiable de gestion de vos extraits de compte, à partir duquel il est possible de générer les états de frais, débours et honoraires, les fiches client, le livre journal par année et par avocat. Une balance est instantanément calculée, qui vous garantit la cohérence des écritures.

Les extraits de compte de la plupart des banques belges peuvent être automatiquement intégrés dans Advocatis. Vos dossiers sont ainsi à jour (frais avancés, provisions reçues, ...).

La gestion multi-utilisateurs assure la confidentialité des données liées aux extraits de compte.

 

   

Livre journal


Un simple clic génère votre livre journal annuel, sur base des extraits de compte (bancaires ou caisse) validés. Il est ainsi possible d'avoir une évaluation continue des honoraires perçus, de la balance du compte tiers, des débours engagés, ...

Chaque ligne du livre-journal est agrémentée de détails vous assurant une compréhension de chaque opération, même plusieurs mois après la clôture d'un dossier.

Par rapport aux exigences légales, des colonnes supplémentaires sont prévues : distinction huissiers/greffes/experts/autres débours.

 

   

Gestion des documents


Advocatis sauvegarde dans sa base de données tous les documents liés au dossier : courriers créés ou reçus, documents scannés, photos, ... Ces documents peuvent être automatiquement envoyés comme annexe à un e-mail, au client ou à tout intervenant défini dans le signalétique de l'application.

Les photos sont prévisualisées sous forme de vignette dans le détail du dossier.

Tous les documents sont créés au format PDF : le destinataire pourra lire le document, peu importe son système d'exploitation informatique.

Il est possible de décider, document par document, ceux qui seront accessibles au client.

 

   
Ce produit a été développé par
Polyvalence
II SPRL
rue Edouard Léonard 17b
6238 Luttre (Belgique)
www.polyvalence.be
  •  19-06-2016  -  Version 4.4 : 
    Cette nouvelle version dispose des fonctionnalités suivantes :
    - gestion des processus entre avocats (désigner un avocat du cabinet comme "relecteur" d'un document, et suivre l'évolution de la tâche attribuée)
    - distribution des e-mails au sein du cabinet, vérification de la lecture des e-mails importants par les autres collaborateurs
    - visualisation globale ou par utilisateur de l'échéancier du cabinet
    - gestion avancée du taux horaire de chaque avocat du cabinet, enregistrement des timesheets
    - rapport détaillé du "à facturer"/"facturé" pour chaque dossier

  •  18-04-2015  -  Intégration complète de vos e-mails : 
    A partir de la version 4.1.0, la gestion de vos e-mails (et de leurs pièces jointes) est totalement intégrée dans Advocatis

  •  15-03-2015  -  2 nouvelles fonctionnalités : 
    - chronomètre
    - glisser/déposer un document de son ordinateur vers un dossier Advocatis

  •  04-03-2015  -  Nouveau design : 
    Advocatis a subi un lifting en profondeur ! Couleurs, disposition des éléments, plus de clarté dans le design. Et pour les anciens clients, peu de changements : le contenu des écrans est à 99% identique.

  •  05-03-2014  -  Gestion de la TVA : 
    Advocatis est compatible avec la nouvelle réglementation TVA :
    • création de factures ou d'états de frais, débours et honoraires, en fonction du type de dossier (exonéré ou non)
    • statut de l'avocat : assujetti, non-assujetti, assujetti mixte
    • dossier BAJ : soumis à une TVA de 0%
    • création des facturiers de sortie, d'entrée, des différents rapports
    • aide à l'établissement de la déclaration TVA
    • modification de l'importation automatique des extraits de compte afin de les associer aux sorties et entrées

  •  07-10-2013  -  Générer des documents Word avec Advocatis : 
    Nouveau à partir de la version 2.1.0 : vous pouvez fusionner des données d'Advocatis avec un document-type au format Word pour créer des documents Word modifiables sur votre ordinateur.

  •  25-09-2013  -  Nouvelle tarification : 
    Advocatis dispose maintenant d'une grille tarifaire adaptée à toutes les situations :
    • logiciel complet
    • achat par module ("courriers et documents", "prestations et comptabilité", "règlement collectif de dettes" et "administration provisoire de biens")
    • abonnement par module ("courriers et documents", "prestations et comptabilité", "règlement collectif de dettes" et "administration provisoire de biens")

  •  01-05-2013  -  Nouveautés de la version 2.0.4 : 
    • importation automatique des extraits de compte de l'avocat
    • améliorations au niveau des calculs dans les dossiers RCD
    • impression des frais de l'avocat
    • impression des frais de l'administré dans les dossiers APB
    • calcul d’intérêts : taux légal ou taux conventionnel
    • nombreuses améliorations ergonomiques

  •  17-12-2012  -  Nouveautés de la version 2.0.0 : 
    • La nouvelle version 2.0.0 permet l'utilisation de Dragon NaturallySpeaking, de façon transparente : vous dictez votre texte directement dans un courrier ou un document. A ce propos, il est maintenant possible de créer des documents, distincts des courriers, sur base de corps de texte avec variables.
    • Un correcteur orthographique multi-langues est également intégré dans l'éditeur des corps de texte (courriers et documents).
    • Un nouveau module de calcul d'intérêts a fait son apparition : le résultat du calcul peut ensuite être intégré dans un document. Les taux d'intérêts légaux depuis 1970 sont fournis avec cette nouvelle version du logiciel.
    • La partie "RCD" du logiciel a également été améliorée : de nouveaux champs sont présents, ainsi que la génération de la liste des créanciers auxquels il faut rappeler l'envoi de la déclaration de créances.

  •  25-10-2012  -  Nouveautés de la version 1.6.2 : 
    Cette version intermédiaire arrive avec deux fonctionnalités très intéressantes :
    - les lettres circulaires
    - la prise de notes lors de rendez-vous, au téléphone, ... Ces notes sont sauvegardées dans le dossier et permettent de constituer un historique des échanges avec le client, la partie adverse, ...

    Nous travaillons actuellement sur l'importation automatique des extraits de compte de l'avocat, afin de faciliter la rédaction du livre-journal. Une autre fonction à l'étude est la possibilité de rédiger des documents génériques, avec utilisation de variables (à l'image de ce qui existe dans la création des courriers).