Gestion des dossiers

Advocatis est une base de données dans laquelle il est possible de sauvegarder tous les éléments qui constituent un dossier typique d'un cabinet d'avocats :

• les coordonnées du client, des parties adverses, des intervenants divers (notaires, huissiers, greffes, ...),
• les courriers échangés entre toutes ces parties,
• les extraits de comptes des avocats,
• l'agenda du bureau

Advocatis propose différents écrans reprenant les dossiers créés, triés par numéro de dossier, par date de création, par ordre alphabétique des clients, ou selon l'état archivé/non-archivé du dossier.

Une page détaillée reprend le contenu de chaque dossier, avec la possibilité (en fonction des rôles définis pour chaque intervenant du cabinet d'avocats) d'agir directement sur tous les éléments du dossier : modification générale, agenda, prestations, documents, ...

Vous êtes spécialisé en droit des assurances et de la circulation routière ? Advocatis est le logiciel adapté à vos besoins, grâce à une gestion spécifique des assureurs, des courtiers, et des contrats d'assurance.

Création de documents liés au dossier

A partir des données sauvegardées, il est possible de créer des documents à destination de tous les intervenants existants dans la base de données, sans qu'il soit nécessaire de réencoder les adresses des destinataires. Ces documents peuvent être envoyés directement par e-mail, sauvegardés dans la base de données, imprimés, modifiés, ...

Il est possible de créer des documents type réutilisables (demande de provision, ...).

Tous les documents sont créés au format PDF: le destinataire pourra lire le document, peu importe son système d'exploitation informatique.

Un système de relecture par l'avocat du dossier, des documents créés par la(le) secrétaire, peut être mis en place. L'avocat peut ensuite donner son accord à l'envoi, par la(le) secrétaire, du document au destinataire.

Règlement collectif de dettes

Advocatis possède un module spécifique, dédié aux règlements collectifs de dettes : gestion des créances, création des tableaux de budgets, de charges et de ressources, répartition entre les créanciers, rédaction automatisée du plan amiable.

Ce module est évidemment intégré au reste de l'application : création automatisée de courriers, enregistrement de prestations, ajout d'événements dans l'agenda.

Avec ce module, il est très facile d'adapter certaines données et de créer de nouvelles versions des différents tableaux et du plan amiable.

Echéancier - agenda

Advocatis est livré avec un échéancier intelligent : à partir du dossier, une action pré-enregistrée peut être sélectionnée. Cette action calcule automatiquement la date à laquelle le gestionnaire doit reprendre en main son dossier pour finaliser l'action entamée.

Cet échéancier est couplé avec Google Agenda : toutes les actions prévues sont visualisées dans Google Agenda, qui peut également être utilisé indépendamment de Advocatis, pour y insérer des tâches propres au cabinet d'avocats.

Gestion des prestations

Advocatis créé automatiquement la note d'honoraires (incluant les frais, débours et provisions), sur base des courriers créés, des extraits de compte encodés, et de diverses prestations pré-encodées.

Un écran spécifique donne la liste des dossiers pour lesquels une provision devrait être demandée au client.

Des écrans de configuration permettent d'encoder des tarifs par page, par kilomètre, par heure, ou par prestation spécifique.

Gestion des comptes bancaires

Advocatis vous propose un système sécurisé et fiable de gestion de vos extraits de compte, à partir duquel il est possible de générer les notes d'honoraires (incluant les frais, débours et provisions), les fiches client, le livre journal par année et par avocat. Une balance est instantanément calculée, qui vous garantit la cohérence des écritures.

La gestion multi-utilisateurs assure la confidentialité des données liées aux extraits de compte.

Livre journal

Un simple clic sur un bouton génère votre livre journal annuel, sur base des extraits de compte (bancaires ou caisse) validés. Il est ainsi possible d'avoir une évaluation continue des honoraires perçus, de la balance du compte tiers, des débours engagés, ...

Chaque ligne du livre-journal est agrémentée de détails vous assurant une compréhension de chaque opération, même plusieurs mois après la clôture d'un dossier.

Par rapport aux exigences légales, des colonnes supplémentaires sont prévues : distinction huissiers/greffes/experts/autres débours.

Accès sécurisé pour les clients

Il vous est possible de donner accès à certains éléments du dossier (ceux que vous aurez explicitement choisis) : via un nom d'utilisateur et un mot de passe fournis par e-mail, le client peut consulter l'état de son dossier, certains documents et courriers, l'historique des échanges de correspondance, ...

Via cette page spécifique, le client peut également contacter le cabinet d'avocats pour toute demande d'information.

Cet accès peut être facilement intégré à un site internet existant.

Gestion des documents

Advocatis sauvegarde dans sa base de données tous les documents liés au dossier : courriers créés ou reçus, documents scannés, photos, ... Ces documents peuvent être automatiquement envoyés comme annexe à un e-mail, au client ou à tout intervenant défini dans le signalétique de l'application.

Les photos sont prévisualisées sous forme de vignette dans le détail du dossier.

Tous les documents sont créés au format PDF : le destinataire pourra lire le document, peu importe son système d'exploitation informatique.

Il est possible de décider, document par document, ceux qui seront accessibles au client.